V dnešnej dobre je čoraz ťažšie sústrediť sa na svoje každodenné úlohy a povinnosťi a byť pri tom produktívny. Okolo nás sa neustále niečo deje. Medzi nekonečnými upozorneniami zo sociálnych médií, nekonečným množstvom e-mailov a najnovším obsahom v nespočetných streamovacích službách, nie je ľahké sústrediť sa. To však neznamená, že nie je možné udržať si produktívny rozvrh.
Všetko to začína organizáciou. Ak si svoje dni naplánujete správnym spôsobom, pričom vopred beriete do úvahy rozptýlenia, môžete svoj produktivitu výrazne zvýšiť.
Samozrejme, musíte sa zaviazať, že budete každý deň rovrh dodržiavať.
Ak ste pripravení prevziať kontrolu nad svojím dňom, začíname.
Objavte svoj optimálny pracovný rozvrh
Predtým, ako sa rozhodnete, ako čo najlepšie využiť svoj deň, mali by ste pochopiť, že vaša fyziológia a osobný pracovný štýl zohrávajú úlohu vo vašej produktivite.
Ak ste napríklad ranný človek, môže byť pre vás najlepšie, ak si svoje najdôležitejšie úlohy zaradíte vopred do denného plánu. Naopak, bola by katastrofa nechať tieto veci na koniec dňa.
Ak chcete zistiť svoj optimálny pracovný rozvrh, musíte najprv zozbierať nejaké údaje. Začnite sledovaním svojich pracovných návykov (bez ohľadu na to, aké momentálne sú) po dobu približne dvoch až troch týždňov. Zaznamenajte si čas dňa, kedy toho robíte najviac a zapíšte si všetky vonkajšie rušivé vplyvy, ktoré by vám mohli prekážať v práci. Cieľom je zistiť, kedy ste na vrchole svojej prirodzenej energie a odfiltrovať vonkajšie faktory, ktoré pôsobia proti vám.
Po prvé, pomôže vám to zistiť vaše najproduktívnejšie hodiny. Po druhé, zistíte, ktoré rozptýlenia vás oberajú o najviac času. A keď budete vedieť tieto dve veci, budete v oveľa lepšej pozícii na zostavenie plánu, ktorý maximalizuje vašu produktivitu.
Vyhraďte si svoj produktívny čas
Keď zistíte, ktoré časy dňa sú pre vás najproduktívnejšie, ďalším krokom pri vytváraní nového rozvrhu je zablokovať tento čas a vyhradiť si ho pre svoju najdôležitejšiu prácu – a tým, že ho zablokujete, máme na mysli, aby vás v tento čas nikto a nič nerušilo a boli vyhradené len pre prácu.
Ak to znamená, že musíte nakonfigurovať svoje Wi-Fi tak, aby sa počas týchto hodín vypínalo, nech sa páči. Ak musíte vo svojom e-maile nastaviť automatickú odpoveď, aby ste všetkým dali vedieť, že budú musieť čakať na odpoveď, urobte to. Ak sa musíte obrátiť na aplikáciu na uzamknutie času, aby ste zabránili príliš častým prestávkam na smartfóne, je to v poriadku.
Stačí sa pozrieť na opakované štúdie, ktoré ukazujú, že priemerný pracovník je produktívny len asi tri hodiny denne. (1)
Stručne povedané, musíte vytvoriť prostredie, v ktorom sa môžete sústrediť na úlohy, ktoré máte a dohliadať na to, aby ste mali okolo seba iba nástroje, ktoré potrebujete na dokončenie týchto úloh. Potom si môžete naplánovať svoju najdôležitejšiu prácu každý deň do týchto časových úsekov a môžete si byť celkom istí, že to všetko stihnete.
Rozvrhnite si vhodné časy prestávok
Existuje len jedna vec, ktorá môže narušiť váš najproduktívnejší čas, pravidelné prestávky. Akokoľvek zvláštne to môže znieť, máme tendenciu byť najproduktívnejší, keď pracujeme vo fázach. Štatistická analýza odhaľuje, že ideálna dĺžka každého pracovnej fázy je je 52 minút, po ktorej nasleduje 17-minútová prestávka.
To znamená, že by ste mali venovať takmer hodinu z vášho štandardného 8-hodinového pracovného dňa vykonávaniu aktivít, ktoré nesúvisia s prácou. Umožní vám lepšie sa sústrediť počas práce a pomôže vám urobiť viac. Takže sa za to ani nemusíte cítiť previnilo!
Problém s tým, čo sme doteraz prebrali, je ten, že nebudete pracovať vo vákuu. To znamená, že spolupracovníci, rodinní príslušníci a samozrejme mobily, vedia ľahko narušiť vašu produktivitu.
Aby ste tomu predišli, budete si musieť počas dňa naplánovať čas na vybavovanie vecí, ako sú telefonické hovory, osobné rozhovory a e-mailová korešpondencia.
Vyhraďte si konkrétne časy na zvládnutie takýchto úloh a dajte všetkým naokolo vedieť, že inokedy nebudete k dispozícii. Tým predídete mnohým rušivým prvkom, s ktorými by ste sa inak museli vysporiadať. Ak vopred upozorníte ostatných na to kedy budete dostupní, nemusíte mať zlý pocit z toho, že budete ignorovať prichádzajúce hovory a e-maily – alebo ich posielať priamo do hlasovej schránky.
Vyhnite sa multitaskingu za každú cenu
Aj keď si možno myslíte, že ste „hviezdny multitasker“, mám pre vás zlú správu – nie ste. Nikto nie je. Viaceré štúdie to znova a znova dokazujú. A čím viac sa o to pokúšate, tým menej efektívnym budete. A pravdepodobne tiež zvýšite počet chýb, ktorých sa vo svojej práci dopúšťate.
Ak preskúmate dôvod, prečo sme my ľudia takí zlí v multitaskingu, zistíte, že je to preto, že naše mozgy sa snažia prepínať medzi rôznymi typmi úloh. Nevedome strácame čas tápaním, aby sme sa prispôsobili každej novej úlohe. Inými slovami, pokus o splnenie dvoch úloh súčasne bude vždy trvať dlhšie ako ich vykonanie za sebou.
Tieto znalosti môžete využiť vo svoj prospech plánovaním podobných úloh v jednotlivých pracovných fázach/oknách. Keď to urobíte, zistíte, že v každom časovom okne stihnete viac vecí a stratíte oveľa menej času. Keď k tomu pripočítate úsporu času v priebehu dňa, je to viac, než si myslíte. Výskum naznačuje, že prepínanie medzi jednotlivými úlohami nás oberá až o 40 % našej produktivity, takže reorganizácia zoznamu úloh týmto spôsobom môže takmer zdvojnásobiť vašu produktivitu. (2)
