Pokiaľ svoje dokumenty nezveríte archivačnej spoločnosti, potrebujete vymedzený priestor pre kovové regály, kde umiestnite účtovné doklady.
Všetky podnikateľské subjekty na Slovensku musia archivovať účtovné aj daňové doklady a dokumenty na dobu stanovenú príslušnými zákonmi.
Do roku 2017 táto doba bola pre účtovné doklady 5 rokov, pre účtovnú závierku, výkazy vybraných údajov zo závierok a výročnú správu dvojnásobne dlhý čas. Podnikatelia teraz musia uschovávať všetky účtovné doklady od roku 2013 desať rokov. V tejto súvislosti je potrebné venovať pozornosť hlavne zákonom o účtovníctve, o archívoch a registratúrach službe a o dani z pridanej hodnoty. Firma sa rozhodne, či bude doklady skladovať v papierovej alebo digitálnej
podobe, ale je nutné, aby boli po celý čas archivácie čitateľné. Avšak ak sa rozhodne úradné doklady preniesť z papierovej do elektronickej podoby, odporúča sa, aby si ponechala papierové dokumenty až do skončenia povinnej doby archivácie.
Obráťte sa na archivačnú spoločnosť
Viesť vlastný sklad s účtovnou agendou je v mnohých ohľadoch náročné. Nejedná sa len o hľadisko fyzického umiestnenia dokladov, ale aj voľby vhodného skartačného poriadku a pracovnej sily riešiteľnej dennú operatívu archívu. Samotná orientácia v preplnenom archíve môže byť obtiažna.
Skladovanie dokumentov v archivačnej spoločnosti je služba určená všetkým, ktorí chcú efektívne využiť svoje pracovné priestory k vlastnej činnosti, ktoré v dôsledku likvidácie alebo predaja nehnuteľností opúšťajú vlastné priestory, či spoločnostiam, ktoré redukujú pracovný kolektív alebo proste kovové skrine na úschovu im už nestačia.
Kovové regály kvôli prehľadnosti
Pokiaľ svoje dokumenty nezveríte archivačnej spoločnosti, potrebujete vymedzený priestor pre kovové regály, do ktorých umiestnite účtovné doklady a dokumenty zvyčajne v šanónoch a zoradíte ich tak, aby kontrolóri mohli ľahko pohľadať akúkoľvek listinu. Do archívnych regálov sa samozrejme nemusia ukladať iba šanóny, ale môžu to byť napríklad archívne škatule, závesné zložky, či prepravky.
Podľa špecifík archivovaných materiálov možno policový regál vybaviť o ďalšie doplnky zvyšujúce komfort a prehľadnosť archivácie. Medzi najviac využívané doplnky patria: zarážky do rámov proti vypadnutiu ukladaných dokumentov, deliace prepážky pre oddelenie obsahu na jednej polici alebo úchytky.
